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Règlement intérieur au 30 mars 2011

Règlement intérieur


FAQ Règlement Intérieur / Frais de déplacement / Dépenses de matériel
Dépenses refusées / Dépenses soumises à condition / Dépenses usuelles autorisées
 

Article 1er : Le siège administratif de l'A.DE.RE.M.
Les statuts ont fixé le siège social de l'association 323, Bd Voltaire, 13821 La Penne sur Huveaune

Le siège administratif est fixé : 323 bd Voltaire – 13821 – LA PENNE SUR HUVEAUNE. Tél. : 04 91 18 71 48.

En conséquence, tous les documents transmis par les adhérents à l'A.DE.RE.M. ou devant parvenir à l'A.DE.RE.M., doivent être adressés à Monsieur Marc TABAR, au siège Administratif de l'Association.

Article 2 : Fonctionnement interne de l'Association
Les buts de l'A.DE.RE.M. consistant à favoriser le développement des recherches biologiques et médicales, les fonds versés à l'Association ne peuvent être utilisés que dans l'intérêt collectif du service public hospitalier et dans le cadre de l'objet associatif.

Pour faciliter le fonctionnement de l'Association, un budget individuel est attribué à chaque adhérent. Cependant, l'adhérent ne dispose d'aucun pouvoir individuel sur l'utilisation des fonds affectés à son compte.

Pour les dépenses et recettes courantes le bureau décide de l'imputation comptable des sommes aux budgets individuels des adhérents.

La répartition se fait au prorata des dons et apports effectués par chaque adhérent au profit de l'Association.

L'Association est une personne morale, elle est représentée par son président, son trésorier ou les personnes mandatées par le Conseil d'Administration. Les adhérents ne peuvent en aucun cas engager l'association et signer quelque papier que ce soit en son nom (commande, demande de subvention, factures...)

Article 3 : Les dépenses de l'Association
Les décisions de dépenses sont prises par le Bureau si elles entrent dans le cadre de la gestion courante de l'Association.

Toute affectation des sommes fait l'objet d'une décision collégiale, répondant en priorité aux souhaits de dépenses exprimés par les adhérents, à la condition qu'elles soient conformes à l'objet associatif.

Toutes les dépenses à caractère exceptionnel, et notamment celles dépassant les crédits inscrits au compte de l'adhérent demandeur, ne peuvent être décidées que par le Conseil d'Administration, statuant sur la proposition motivée de l'adhérent.

Les règlements ne peuvent être effectués qu'au vu des factures, en original, portant la mention « bon à payer » et la signature de l'adhérent. Les factures ne doivent pas arriver directement au siège administratif. Ces factures doivent être établies à l'ordre de l'A.DE.RE.M. et porter la mention de la T.V.A.

Les règlements des notes d'honoraires établies par les prestataires répondent aux mêmes exigences de facturation, et les sommes ainsi versées par l'A.DE.RE.M. font l'objet d'une déclaration à l'Administration Fiscale en fin d'année. Les notes d'honoraires devront comporter un numéro SIRET et/ou TVA.

Les remboursements de frais se font sur présentation de justificatifs ; il est indispensable d'indiquer à quel titre les personnes sont remboursées (adhérents, personnel de service, personne agissant pour l'intérêt du service) et le motif des frais engagés (cours, colloques, séminaires, etc.).

Les seuils à ne pas dépasser sont les suivants :

  • Restauration : 50€ par personne par repas. Le nom des personnes invitées, leur qualité scientifique et le thème scientifique de la rencontre doivent accompagner la facture. Au delà de 4 convives, une liste d'émargement (donc signée par les personnes présentes) est à fournir.
  • Hôtellerie (tout compris) : 150€ en province, 160€ à Marseille, 200€ à Paris, 200€ à l'étranger.
  • Train : 1ère classe
  • Avion : classe économique
  • Indemnités kilométriques : Elles se calculent sur la base des montants admis par l'administration fiscale pour l'exercice en cours. L'adhérent doit fournir, à l'appui de sa demande, la carte grise du véhicule au nom de la personne à rembourser.

Les dépenses engagées avec les fonds de l'A.DE.RE.M. doivent servir uniquement dans le cadre du service public. Toute utilisation à des fins privées est assimilée à des avantages en nature et en espèces (cf. article 4113-6, anciennement 365-1, du code de la Santé Publique).

Article 4 : Les versements au profit de l'A.DE.RE.M.

Pour tout versement effectué au profit de l'A.DE.RE.M., il convient d'indiquer s'il s'agit de la part de l'adhérent, d'un apport ou d'un don, et préciser si les fonds ainsi versés proviennent de subventions, de la rémunération de travaux de recherches ou d'expertises médicales.

Les travaux de recherche pour le compte de laboratoires privés (industries pharma¬ceutiques) doivent faire l'objet de la signature d'une convention entre le laboratoire promoteur et l'association qui désigne le médecin investigateur. Ces conventions doivent être soumises au Conseil de l'Ordre départemental ou national compétent pour avis et notifiées au responsable de l'établissement où elles sont effectuées (même partiellement).

Les dons de particuliers doivent être accompagnés d'une lettre d'intention et peuvent faire l'objet de l'établissement d'un reçu.

Conformément à la décision de l'Assemblée générale du 25/06/96, des frais de gestion s'élevant à 3% des recettes ont été mis en place, l'Assemblée générale du 17/06/99 porte ces frais à 3.5% des recettes celle du 12/06/2003 les porte à 4.5% et celle du 17/02/2011 à 5.5%.

Les cotisations sont dues par l'adhérent chaque année et ne peuvent être prélevées sur son budget.

Après deux relances pour non paiement de cotisation, l'adhérent se verra prélever un doublement des frais de gestion prévus ci-dessus. Dès le paiement effectué par l'adhérent, la somme sera réintégrée à son budget.

Toutefois, si l'adhérent n'a toujours pas réglé ses cotisations après un délai de 90 jours à compter de la réception du dernier rappel qui lui aura été adressé par le Président et le Trésorier de l'Association par lettre recommandée avec avis de réception, alors les pénalités prélevées par l'Association et visées au précédent alinéa, resteront définitivement acquises à l'ADEREM.

Article 5 : La facturation établie par l'A.DE.RE.M.
Toutes les factures doivent être centralisées et établies par le Secrétaire Général de l'Association.

Pour ce faire, les adhérents concernés doivent transmettre les renseignements suivants :

  • L'adresse du correspondant à facturer,
  • Le compte A.DE.RE.M. concerné,
  • Le libellé de la facture,
  • Le montant à facturer en précisant s'il s'agit du montant hors taxes ou TTC.

La numérotation est faite par le secrétariat et la facture est tirée en quatre exemplaires : deux pour le destinataire de la facture, un pour l'adhérent, un pour la comptabilité de l'A.DE.RE.M.

Article 6 : Les bourses et allocations allouées par l'A.DE.RE.M.
• L'A.DE.RE.M. attribue chaque année, des bourses d'études (selon le montant et la qualité des demandes), d'un montant total qui n'excédera pas 24400€, destinées à des médecins du Centre Hospitalier de Marseille, pour leur permettre d'effectuer un séjour dans des Centres Médicaux français ou étrangers.

Ces bourses sont réservées aux membres de l'Association (ou à un membre de leur équipe qui serait présenté par l'adhérent). Peuvent dans ces conditions en bénéficier :

Les C.C.A., les A.H.U., les PH et MCUPH et les PHU.

Le dossier de demande doit être adressé au Président de l'Association, et doit comprendre :

  • Le curriculum vitae du postulant,
  • La description du projet, avec mention de l'accord du service où s'effectuera le stage d'étude,
  • L'avis du chef de service du postulant et une estimation prévisionnelle des frais.


• Une bourse Master destinée à financer les travaux de recherche d'un étudiant durant son D.E.A. est attribuée tous les ans pour un montant de 13 720€. Cette allocation s'adresse aux internes ne bénéficiant pas de l'année-recherche.

Le dossier de demande doit être adressé au Président de l'Association par le responsable du service auquel est rattaché le candidat, chef de service qui sera adhérent de l'association. Ce dossier doit comprendre :

  • Le curriculum vitae du postulant,
  • La description du projet de recherche,
  • L'avis du directeur de recherche du postulant,

La bourse est attribuée pour une durée maximale de un an.

Les dossiers sont examinés par le bureau de l'association, lequel peut recueillir les avis nécessaires auprès des différents spécialistes.

Les dossiers doivent être présentés avant la fin du mois de septembre.

• Des allocations d'aide aux études peuvent être attribuées à des étudiants ou des stagiaires travaillant dans des services d'adhérents.

Ces allocations sont attribuées par l'association pour une durée de un an éventuellement renouvelable une fois sur demande expresse et justifiée de l'adhérent. Les fonds sont prélevés sur les sommes allouées à l'adhérent dans le cadre de son projet de recherche.

Les demandes doivent être transmises au bureau de l'association et doivent comprendre :

  • Le curriculum vitae du postulant,
  • La description du projet de recherche,
  • L'avis du directeur de recherche du postulant.

L'avis du bureau est transmis à l'adhérent et l'allocation fait l'objet de la signature d'une convention entre l'association, l'adhérent et l'allocataire. L'allocation est versée à hauteur de 80% en une fois lors de son attribution après signature de la convention, le solde (20%) étant versé sur présentation du rapport.

L'allocataire ou le boursier s'engage à remettre à l'ADEREM, à l'issue de son travail; les justificatifs des dépenses engagées, une note de synthèse sur ses travaux et à citer l'aide de l'ADEREM dans les articles et présentations en découlant. Ces documents sont nécessaires pour le rapport d'activité de l'association et l'absence de fourniture de la note de synthèse validant l'accomplissement des travaux prévus aux présentes entraînera l'annulation de l'attribution de l'allocation.

Article 7 : Les modalités de votes aux Assemblées Générales
Le vote par procuration est admis.

Dans ces conditions, tout adhérent empêché d'assister à une Assemblée Générale, peut se faire représenter par un autre membre de l'Association auquel il aura préalablement donné expressément mandant de prendre part, en son nom, à tous les votes et résolutions, lors des Assemblées concernées.

Des modèles de pouvoirs pourront être retirés au siège administratif de l'Association.

De même, est admis le vote par correspondance, au moyen d'une enveloppe anonyme cachetée et adressé sous pli mentionnant le nom du votant.

Article 8 : Les délégations de pouvoir données par le Président
En cas d'empêchement du Président, celui-ci peut déléguer ses pouvoirs à un membre du Bureau qui exercera alors ses fonctions et ses pouvoirs, sous sa responsabilité, et sera soumis, dans le cadre de cette délégation aux mêmes obligations.

Article 9 : Révision du règlement intérieur
Le règlement intérieur peut être révisé à tout moment par le bureau du Conseil d'Administration.

Toute demande de modification sera portée à la connaissance du bureau qui décidera de cette modification et la portera à la connaissance des adhérents.

Article 10 : Les fonctions de Président
Le Président exécute, avec le bureau, la politique décidée par le conseil d'administration. Il dispose d'une compétence générale pour le bon fonctionnement de l'association, y compris la compétence de demandes de subventions auprès des organismes intéressés ou des prêts auprès des organismes bancaires.

Il représente l'association en Justice et auprès de ses partenaires.

Il procède à l'embauche des salariés de l'association, et à toute mesure disciplinaire.

Il préside les réunions des organes de direction de l'association (AG, CA, Bureau).

Il peut déléguer certains de ses pouvoirs au directeur ou à tout autre membre dirigeant, aux termes d'une délégation écrite précisant l'objet et les limites de la délégation.

Article 11 : Les fonctions de trésorier
Le trésorier assure la gestion courante de l'association, signe les chèques, contrôle la trésorerie et prend toutes mesures nécessaires pour faire face aux échéances. Il participe à l'établissement des budgets prévisionnels.

Le trésorier décide des placements financiers dans le respect des intérêts de l'association.

Il établit les comptes annuels et présente le compte-rendu financier aux assemblées générales.

Il soumet sa gestion au vote par l'assemblée générale pour obtenir le quitus.

Article 12 : Les fonctions de secrétaire
Le secrétaire dresse les listes d'émargement préparées par le directeur.

Il prend les notes au cours des réunions des assemblées, CA et bureau, établit et signe les comptes-rendus des assemblées et des réunions du Conseil d'administration et du bureau.

Il tient à jour le registre spécial et archive les comptes-rendus de toutes les réunions de bureau, de CA et d'assemblées.