Documents et informations utiles

Sont autorisées les dépenses de matériel informatique, de bureau, de mobilier, de fournitures. Toutefois lorsque ces dépenses sont supérieures (en une seule fois) à 3000€, le Conseil d’Administration de l’ADEREM doit en être informé préalablement.

Tout achat de matériel supérieur à 500€ est soumis à inventaire. C’est-à-dire qu’une visite d’inventaire annuelle est effectuée par notre Commissaire aux Comptes, généralement en septembre et pour laquelle vous êtes avertis trois semaines à l’avance et une liste de matériels achetés par l’ADEREM vous est adressée, cette visite a lieu au sein de votre service en compagnie du Commissaire aux Comptes qui vérifiera la présence physique des matériels achetés par le biais de votre budget ADEREM. Si ces matériels ne sont pas présents dans votre service lors de la visite prévue, le Commissaire aux Comptes pourra mettre en demeure le Président de l’Association et en cas de non présentation et si la situation persiste il devra en avertir M. le Procureur de la République.

Sont acceptés les achats de matériels entrant dans le cadre d’un contrat « structure tierce » et affectés à une recherche identifiée. Au bout de 3 ans si ce matériel est au sein de l’AP-HM, il restera la propriété de l’AP-HM.

Sont soumis à autorisation les matériels médicaux destinés à la Recherche en dehors d’un contrat de type structure tierce. Tout don de matériel à un hôpital et destiné à la Recherche doit suivre une procédure d’agrément et de validation auprès de votre institution ou de cet hôpital. Sans un accord écrit préalable de la part de l’institution l’ADEREM ne pourra acheter quelque matériel que ce soit. Concrètement, tout matériel qui n’est pas destiné à la recherche mais est destiné au fonctionnement habituel du service ne peut faire l’objet d’un don de la part de l’ADEREM à quelque structure que ce soit.

Puis-je acheter une machine à café et les « consommables » qui vont avec ? >> Non

Puis-je demander à ce que mon abonnement de téléphone portable soit pris en compte par l’ADEREM ? >> Non

Puis-je offrir un séjour ou une caisse de champagne, une boîte de chocolat à un membre du personnel de mon service ou qui que ce soit pour services rendus ? >> Non

Puis-je rémunérer, par mon budget, du personnel non affecté à de la recherche ? >> Non

Puis-je rémunérer, par mon budget, du personnel affecté à de la recherche ? >> Oui dans le cadre d’une recherche de type « structure tierce ». Il faudra se rapprocher de la Direction de la Recherche convenir d’une définition de poste et obtenir l’autorisation de la direction de la recherche. CDD de 18 mois possible, renouvelable une seule fois et dans tous les cas soumis à la législation en vigueur.

Puis-je organiser un congrès ou un événement au sein de l’hôpital ? >>L’adhérent doit demander à l’hôpital une autorisation écrite de « percevoir le fruit de l’organisation de l’événement xyz… » ou, plus sage, doit demander une convention de location d’amphi ou de salle à l’hôpital ou à l’université. Il y aura alors une convention de bail entre l’institution et l’ADEREM. 

Puis-je organiser un congrès en dehors de l’hôpital ? >> Oui.

Puis-je dépasser les seuils autorisés par l’ADEREM en matière de déplacements ? >> Non.

Toutefois, si vous invitez une personnalité mondialement reconnue, le Conseil d’Administration prévenu préalablement, statuera.

Cotisations à des sociétés savantes. (vous + membres de votre service)

Abonnement à des revues scientifiques (vous + membres de votre service)

Achat de réactifs

Frais de publication d’articles scientifiques (vous + membres de votre service)

Frais d’inscription dans des congrès scientifiques (vous + membres de votre service)

Frais d’inscription à des cours de formation professionnelle (vous + membres de votre service)

Frais de traduction d’articles

Allocation d’Aide aux Etudes

Frais d’expédition (UPS, DHL, etc.)

Honoraires d’intervenants extérieurs à condition que ces derniers soient dûment enregistrés auprès des autorités compétentes. Il sera donc exigé une facture sur laquelle devront figurer un numéro SIRET et/ou TVA intra-communautaire.